ขั้นตอน/วิธีการค้นหาข้อมูล

การสืบค้นข้อมูลสารสนเทศ

ความหมายของ search engine

Search Engine คือ เครื่องมือการค้นหาข้อมูลผ่านอินเตอร์เน็ต ที่ทุกคนสามารถหาข้อมูลผ่านอินเตอร์เน็ตก็ได้ โดยกรอก ข้อมูลที่ต้องการค้นหา หรือ Keyword (คีย์เวิร์ด) เข้าไปที่ช่อง Search Box แล้วกด Enter แค่นี้ข้อมูลที่เราค้นหาก็จะถูกแสดงออกมาอย่างมากมาย เพื่อให้เราเลือกข้อมูลตรงกับความต้องการของเรามากที่สุด โดยลักษณะการแสดงผลของ Search Engine นั้นจะทำการแสดงผลแบบ เรียงอันดับ Search Results ผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ของเรา
ประเภทของ search engine

1.  แบบอาศัยการเก็บข้อมูลเป็นหลัก (Crawler-Based Search Engine)

                หลักการนี้เป็นการใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Crawler-Based Search Engine เป็นเครื่องมือที่ทำการบันทึกและเก็บข้อมูลเป็นหลัก ซึ่งเป็นประเภท Search Engine ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในปัจจุบันซึ่งการทำงานประเภทนี้ จะใช้โปรแกรมตัวเล็ก ๆ ที่เรียกว่า Web Crawler หรือ Spider หรือที่เรียกอีกอย่างว่า Search Engine Robots หรือที่เรียกสั้น ๆ ว่า บอท ในภาษาไทย www คือเครือข่ายใยแมงมุม ตัวโปรแกรมเล็ก ๆ ตัวนี้ก็คือแมงมุมนั่นเอง โดยเจ้าแมงมุมตัวนี้จะทำการไต่ไปยังเว็บไซต์ต่าง ๆ ทั่วโลกอินเตอร์เน็ต โดยอาศัยไต่ไปตาม URL ต่าง ๆ ที่มีการเชื่อมโยงอยู่ในแต่ละเพจ แล้วทำการ Spider กวาดข้อมูลที่จำเป็นต่าง ๆ (ขึ้นอยู่กับ Search Engine แต่ละที่ว่าต้องการเก็บรวบรวมข้อมูลอะไรบ้าง) แล้วเก็บลงฐานข้อมูล การใช้โปรแกรมกวาดข้อมูลแบบนี้ จึงทำให้ข้อมูลที่ได้มีความแม่นยำ และสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลได้เร็วมาก Search Engine ที่เป็นประเภทนี้ เช่น Google Yahoo MSN

                2. แบบสารบัญเว็บไซต์ (Web Directory)
                Search Engine ที่เป็นแบบนี้มีอยู่หลายเว็บไซต์มาก ๆ ที่ดังที่สุดในเมืองไทย ที่เอ่ยออกไปใครใครคงต้องรู้จัก นั้นก็คือที่สารบัญเว็บของ Sanook.com ซึ่งหลาย ๆ คนคงเคยเข้าไปใช้บริการ หรืออย่างที่ Truehits.com เป็นต้น สิ่งที่เราจะสังเกตเห็นจาก Search Engine ประเภทนี้ก็คือ ลักษณะของการจัดเก็บข้อมูลที่แสดงให้เราเห็นทั้งหมด ว่ามีเว็บอะไรบ้างอยู่ในฐานข้อมูล ซึ่งแตกต่างจากประเภทแรก ที่หากคุณไม่ค้นหาโดยใช้คำค้น หรือ Keyword แล้ว คุณจะมีทางทราบเลยว่ามีเว็บไซต์อะไรอยู่บ้าง และมีเว็บอยู่เท่าไหร่ แบบสารบัญเว็บไซต์ จะแสดงข้อมูลที่รวบรวมเว็บไซต์ที่มีทั้งหมดในฐานข้อมูล และจะแบ่งเป็นหมวดหมู่ และอาจจะมีหมวดหมู่ย่อย ซึ่งผู้ค้นหาข้อมูลสามารถคลิกเข้าไปดูได้ หลักการทำงานแบบนี้ จะอาศัยการเพิ่มข้อมูลจากเจ้าของเว็บไซต์ต่าง ๆ ที่ต้องการประชาสัมพันธ์เว็บ หรืออาจใช้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลส่วน Search Engine เป็นผู้หาข้อมูลเว็บไซต์มาเพิ่มในฐานข้อมูล ซึ่งข้อมูลในส่วนของสารบัญเว็บไซต์จะเน้นในด้านความถูกต้องของฐานข้อมูล ซึ่งข้อมูลเว็บไซต์ที่ถูกเพิ่มเข้ามาจะถูกตรวจสอบและแก้ไขจากผู้ดูแล
                3. แบบอ้างอิงในคำสั่ง Meta Tag (Meta Search Engine )
                Search Engine ประเภทนี้จะอาศัยข้อมูลใน Meta tag ซึ่งเป็นส่วนของข้อมูลที่อยู่ในแท็ก HEAD ของภาษา HTML ซึ่งข้อมูลในส่วนนี้ จะเป็นส่วนที่ให้ข้อมูลกับ Search Engine Robots
Search Engine ประเภทนี้ไม่มีฐานข้อมูลของตนเอง แต่จะอาศัยข้อมูลจาก Search Engine Index Server ของที่อื่น ๆ ซึ่งข้อมูลจะมาจาก Server หลาย ๆ ที่ ดังนั้น จึงมักได้ผลลัพธ์จากการค้นหาที่ไม่แม่นยำ ตัวอย่างเว็บที่ใช้งานประเภทนี้ metacrawler.com

เทคนิคการสืบค้นข้อมูล
               เทคนิคการสืบค้นสารสนเทศผ่านระบบออนไลน์

                ปัจจุบันสารสนเทศที่จัดเก็บผ่านระบบออนไลน์มีมากขึ้นตามกระแสของเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไป ทรัพยากรสารสนเทศต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น หนังสือ วารสาร หรือ สื่ออิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ก็ได้รับการจัดเก็บแบบออนไลน์ทั้งสิ้น   การสืบค้นสารสนเทศจึงจำเป็นต้องมีเทคนิคเพื่อให้ได้ข้อมูลที่กระชับ ตรงกับความต้องการมากขึ้น ดังนั้นเราจึงขอเสนอเทคนิคการสืบค้นสารสนเทศที่ทำให้การค้นหามีประสิทธิภาพ  ได้ข้อมูลตรงตามความต้องการมากขึ้น เรามาดูกันเลยว่ามีแนวทางการสืบค้นอะไรกันบ้าง

1. สิ่งที่กำลังค้นคืออะไร ?

                นับว่าเป็นสิ่งสำคัญมากเนื่องจากการสืบค้นสารสนเทศผ่านระบบออนไลน์จำเป็นต้องทราบจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ต้องการ ถ้าเราทราบความต้องการแล้วให้เราทำการลิสต์คำสำคัญต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาที่เราจะทำออกมาก่อนให้มากที่สุด เช่น ถ้าเราต้องการจะทำงานวิจัยเรื่อง “I/O Technology in PC based on SUN SPARC, IBM RISC, Intel Itanium Series”  เมือไรได้เป้าหมายและเรื่องที่เราจะสืบค้นมา สิ่งที่ต้องทำ คือ ให้ลิสต์คำสำคัญที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่ต้องการสืบค้นให้ได้มากที่สุด เช่น Input Output Technology, SUN SPARC Architecture, RISC IBM, Reduce Instruction Set  IBM, Intel Itanium Series architecture เป็นต้น

2. แหล่งสารสนเทศตามสาขาที่เราต้องการมีอะไรบ้าง ?

                เมื่อได้คำที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่เราต้องการจะค้นแล้ว ต่อไปให้ทำการสำรวจแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสขาที่เราค้น เช่น ถ้าเป็นด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ก็จะใช้ ฐานข้อมูล ACM, ฐานข้อมูล IEEE, ฐานข้อมูล Emerald, ฐานข้อมูล Wiley, ฐานข้อมูล NetLibrary เป็นต้น หรือ จะเป็น Search Engine  อย่าง Google และตัวอื่นๆก็ได้ แต่การค้นหาจาก Search Engine จะทำให้ได้ข้อมูลที่เป็นขยะมาก ดังนั้นควรจะใช้ฐานข้อมูลที่ห้องสมุดบอกรับดีกว่าเนื่องจากให้ข้อมูลที่น่าเชื่อถือและข้อมูลทั้งหมดผ่านการตรวจสอบโดยคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญของแต่ละสาขา

3. ดำเนินการสืบค้นข้อมูลตามหัวข้อที่ต้องการ

               

สำหรับเทคนิคการสืบค้นสารสนเทศผ่านฐานข้อมูลออนไลน์มีดังนี้

                1. การสืบค้นอย่างรวดเร็ว (ฺBasic Search / Quick Search)

                                เป็นการสืบค้นอย่างรวดเร็ว  เอาข้อมูลกว้างๆที่เกี่ยวกับเรื่องที่เรากำลังสืบค้น อาจจะค้นหา              จาก ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง คำสำคัญ เป็นต้น

                2. การสืบค้นขั้นสูง (Advanced Search)

เป็นการสืบค้นข้อมูลที่เจาะจงมากขึ้น เช่น เจาะจงช่วงที่ต้องการ เจาะจงเฉพาะสิ่งพิมพ์ที่ต้องการ หรือ การค้นแบบผสมคำค้น เป็นต้น ซึ่งเทคนิคการสืบค้นแบบผสมคำค้นหรือ Boolean เป็นเทคนิคที่ฐานข้อมูลมีทุกฐาน ซึ่งมีรายลเอียดดังนี้

                                การค้นแบบผสมคำค้นหรือ Boolean

                                เป็นการผสมคำค้นกับตัวเชื่อมต่างๆ เช่น

                                                - AND : ผลการค้นจะปรากฏคำค้นที่ใส่ไปทั้งสองคำ

                                ตัวอย่าง: Input Technology AND IBM RISC

                                ผลลัพธ์ที่ได้ : ผลการค้นจะปรากฏคำค้นที่ใส่ไปทั้งสองคำ เช่น  Input Technology on  IBM  RISC

                                                - OR  : ผลการค้นจะปรากฏคำค้นที่ใส่ไปคำไดคำหนึ่งเท่านั้น

                                ตัวอย่าง : SPARC Architecture OR Output Technology

                                ผลลัพธ์ที่ได้ :  ผลการค้นจะปรากฏคำค้นที่ใส่คำใดคำหนึ่ง หรือ ทั้งสองคำ  เช่น Output Technology Architecture based on Intel Centrino หรืออาจจะได้ Output Technology based on SPARC Architecture in Database Query

                                                - NOT : ตัดคำค้นที่ไม่ต้องการแสดงออกไป ทำให้ผลการค้นแคบลง เฉพาะเจาะจงมากขึ้น

                                ตัวอย่าง (ก่อนใช้ NOT) :  SPARC Architecture AND Output Technology

                                ผลลัพธ์ที่ได้ : Output Technology based on SPARC Architecture in Database Query

                                ตัวอย่าง (หลังใช้ NOT) :  (SPARC Architecture AND Output Technology)  NOT  “Database Query”

                                ผลลัพธ์ที่ได้ : Output Technology based on SPARC Architecture

3. เทคนิคเพิ่มเติม

- การใช้ “-------“  จะมีประโยชน์ตอนที่เราต้องการค้นหาคำที่เป็นกลุ่มคำ แต่ต้องการให้ระบบ

ตีความคำนั้นเป็นชื่อเดียวกัน เช่น “Database Query” ก็จะหมายถึง Database Query ไม่ใช่ Database และ Query

- การใช้วงเล็บ (----)  จะมีประโยชน์เพื่อควบคุมผลการค้นให้แสดงตามลำดับในกรณีที่ใช้

คำเชื่อมมากๆและต้องการเงื่อนไขที่เจาะจงมากขึ้น เช่น (SPARC Architecture AND Output Technology) NOT “Database Query”  จะหมายความว่า ให้เอาเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ SPARC Architecture และ Output Technology แต่ไม่ต้องการเรื่อง Database Query

อ้างอิง : 

    - บุญดี  บุญญากิจและคณะ(2548).การจัดการความรู้…จากทฤษฎีสู่การปฏิบัติ.กรุงเทพ-บริษัทจิรวัฒน์  เอ็กซ์เพรส  จำกัด.

    - ผศ.ดร.ชัชวาล  วงษ์ประเสริฐ(2548).การจัดการสารสนเทศเบื้องต้น.กรุงเทพ-บริษัทเอ็กซเปอร์เน็ต  จำกัด.

    - Mining the World Wide Web : an information search approach /( George Chang … [et al.]. 2001 : 8)

สิ่งที่ได้รับจากการนำเสนอ

สิ่งที่ได้รับจากการนำเสนอ

กลุ่มที่ 1 : บทบาทของการจัดการความรู้ในการสร้างสรรค์นวัตกรรม

            ได้รับทราบเกี่ยวกับความหมายของคำว่านวัตกรรม คือ  การรวมตัวกันของความรู้ทั่วไปเพื่อให้เกิดเป็นความรู้ใหม่  เพราะในปัจจุบันนวัตกรรมเข้ามามีบทบาทมาในชีวิตประจำวัน  ไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดา หรือองค์กรต่างๆ  และสิ่งที่สร้างช่วยให้เกิดการสร้างนวัตกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ การจัดการความรู้ ซึ่งมีส่วนสำคัญต่อการสร้างนวัตกรรมเป็นอย่างยิ่ง โครงสร้างวิธีการในการจัดการความรู้คือ การจัดการสร้างความรู้ การใช้งานร่วมกันและใช้ประโยชน์จากการเรียนรู้ซึ่งช่วยเพิ่มความสามารถให้กับองค์กร ประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น การจัดการความรู้จะเกิดขึ้นใน 3 ระดับคือ ระดับบุคคล ระดับทีม และระดับองค์กร โดยสามารถแก้ปัญหาได้แบบองค์รวมผสมผสานความหลากหลายมุมมองคือ มุมมองทางกระบวนการ มุมมองทางวัฒนธรรม และมุมมองทางเทคโนโลยี โดยทั้งหมดจะมีสัดส่วนที่เท่ากัน

กลุ่มที่ 2 : จัดการความรู้และนวัตกรรม 

          ได้ทราบเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างการจัดการความรู้และนวัตกรรมเพื่อสร้างรูปแบบการทำงานที่จะช่วยองค์กรในการสร้างคุณภาพนวัตกรรมและการจัดการความรู้ในธุรกิจของตน   การจัดการความรู้ถูกนำมาเป็นกิจกรรมที่ผ่านมาที่มีการ Harnessed เพื่อส่งเสริมและอำนวยความสะดวกในกระบวนการนวัตกรรม 

กลุ่มที่ 3 : การสร้างระบบการจัดการความรู้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการเรียนรู้และการฝึกอบรม

                   ระบบการจัดการความรู้นั้นเป็นสิ่งที่กำลังเข้ามามีความสำคัญมากต่อบุคคลทุกคน ทุกอาชีพ  สำหรับเราที่เป็นผู้เรียนนั้น  มันเป็นเหมือนตัวช่วยทำให้การเรียนการสอน  ตัวผู้เรียนเองเกิดประสิทธิภาพอย่างสูงที่สุด  และการสร้างระบบการจัดการความรู้ เป็นส่วนสำคัญในการยกระดับประสิทธิผลสำหรับการเรียนและการฝึกอบรมโดยใช้ระบบเหล่านี้มาเป็นตัวช่วย

                  การจัดทำระบบการจัดการความรู้ให้ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพนั้น เราควรที่จะสนับสนุนให้ผู้ใช้คิดอย่างมีเหตุผล และเรียนรู้วิธีที่ง่ายต่อการสนับสนุนการตัดสินใจ  การแก้ไขปัญหาและการส่งต่อความรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อนำเอาระบบการจัดการความรู้มาใช้ในการฝึกอบรมตัวบุคคลและระบบพัฒนาที่มีประสิทธิภาพ  เราควรที่จะออกแบบ เอาใจใส่เพื่อเป็นหลักการเรียนรู้ที่ทันสมัย เพื่อให้เกิดประสิทธิผลที่ดีที่สุด

กลุ่มที่ 4 : การสร้างคุณค่าผ่านรายได้ของลูกค้า

            รูปแบบที่จะช่วยให้เงินทุนของลูกค้านั้นที่จะรวมอยู่ในทุนมนุษย์ของ บริษัท ในการออกไปฝึกที่ไม่ได้ตอนนี้  รูปแบบการแสดงขั้นตอนสำคัญที่จำเป็นสำหรับการประปาในอ่างเก็บน้ำ ความรู้ของ บริษัท ลูกค้าและการนี้จะเพิ่มศักยภาพสำหรับรายได้มากขึ้น  บริษัท ที่ได้รับประโยชน์จากความก้าวหน้าด้านไอทีฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์สามารถให้ บริการลูกค้าประจำสนใจกับโอกาสในการเข้าวงในของ บริษัท ที่มีความรู้และเสนอความคิดสร้างสรรค์ทำให้เกิดคำถามและคำตอบของแบบสอบถาม ให้กับลูกค้าอื่น ๆ ของบทนี้จะเรียกว่าลูกค้ารายได้จากการได้มา  สถาปัตยกรรมที่สำคัญ บริษัท จำเป็นต่อการดำเนินการ CDRจะมีการอธิบายและกรณีศึกษาการใช้วิธีการที่คล้ายกันจะถูกนำเสนอในการยืมการ สนับสนุนสำหรับวิธีการใหม่นี้เพื่อทุนของลูกค้าที่จะนำมาใช้ในระดับที่กว้าง ขึ้นเพื่อดึงค่ามากขึ้นสำหรับ บริษัท

KM Model :โมเดลการจัดการความรู้ (Knowledge Management Model)

KM Model :โมเดลการจัดการความรู้ (Knowledge Management Model)

การจัดการความรู้(Knowledge Management)

           การจัดการความรู้ หรือที่เรียกย่อๆว่า KM คือ เครื่องมือ เพื่อใช้ในการบรรลุเป้าหมายอย่างน้อย 3 ประการไปพร้อมๆ กัน ได้แก่ บรรลุเป้าหมายของงาน บรรลุเป้าหมายการพัฒนาคน และบรรลุเป้าหมายการพัฒนาองค์กรไปสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้

 โมเดลการจัดการความรู้(Knowledge Management Model) : KM Model

            ในการเขียน โมเดลการจัดการความรู้หรือ Knowledge Management Model : KM Model นั้น

เราสามารถที่จะเขียนกระบวนการจัดการความรู้ได้เป็นโมเดลรูปแบบต่างๆ เช่น โมเดลช้าง โมเดลบ้าน โมเดลไข่ โมเดลไก่ ซึ่งก็อยู่แต่ละผู้เขียนว่า ผู้เขียนนั้นนำการจัดการความรู้นั้นไปใช้กับสิ่งใด อาชีพใด ซึ่งก็จะได้โมเดลการจัดการความรู้ที่แตกต่างกันออกไป
            แต่ที่เห็นได้ชัดที่สุดและบ่อยที่สุดนั่นก็คือ โมเดลการจัดการความรู้ที่เป็น โมเดลการจัดการความรู้รูปปลาทู ที่นำการจัดการความรู้ไปกำหนดไว้ในส่วนของโมเดลการจัดการความรู้ ของปลาทูทั้งโมเดลส่วนหัว โมเดลส่วนตัว และโมเดลส่วนหาง ดังโมเดลการจัดการความรู้ด้านล่าง

“ โมเดลปลาทู ” เป็นโมเดลการจัดการความรู้อย่างง่าย ที่เปรียบการจัดการความรู้เป็นโมเดล (Model) เหมือนกับปลาทูหนึ่งตัวที่มี ๓ ส่วน คือ

          1. โมเดลการจัดการความรู้ส่วน “หัวปลา” (Knowledge Vision- KV) 

หมายถึง ส่วนที่เป็นเป้าหมาย วิสัยทัศน์ หรือทิศทางของการจัดการความรู้ โดยก่อนที่จะทำจัดการความรู้ ต้องตอบให้ได้ว่า “เราจะทำ KM ไปเพื่ออะไร ?” โดย “หัวปลา” นี้จะต้องเป็นของ “คณกิจ” หรือ ผู้ดำเนินกิจกรรม KM ทั้งหมด โดยมี “คุณเอื้อ” และ “คุณอำนวย” คอยช่วยเหลือ

          2. โมเดลการจัดการความรู้ส่วน “ตัวปลา” (Knowledge Sharing-KS) 

เป็นส่วนของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ซึ่งถือว่าเป็นส่วนสำคัญ ซึ่ง “คุณอำนวย” จะมีบทบาทมากในการช่วยกระตุ้นให้ “คุณกิจ” มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ความรู้ โดยเฉพาะความรู้ซ่อนเร้นที่มีอยู่ในตัว “คุณกิจ” พร้อมอำนวยให้เกิดบรรยากาศในการเรียนรู้แบบเป็นทีม ให้เกิดการหมุนเวียนความรู้ ยกระดับความรู้ และเกิดนวัตกรรม

          3.  โมเดลการจัดการความรู้ส่วน “หางปลา” (Knowledge Assets-KA) 

                 เป็นส่วนของ “คลังความรู้” หรือ “ขุมความรู้” ที่ได้จากการเก็บสะสม “เกร็ดความรู้” ที่ได้จากกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ “ตัวปลา” ซึ่งเราอาจเก็บส่วนของ “หางปลา” นี้ด้วยวิธีต่างๆ เช่น ICT ซึ่งเป็นการสกัดความรู้ที่ซ่อนเร้นให้เป็นความรู้ที่เด่นชัด นำไปเผยแพร่และแลกเปลี่ยนหมุนเวียนใช้ พร้อมยกระดับต่อไป

อ้างอิง  : KM Model : โมเดลการจัดการความรู้  (Knowledge Management). [ออนไลน์]. [ม.ป.ป.].  เข้าถึงได้จาก : http://it-social.blogspot.com/2011/01/knowledge-management-model.html  [6 เมษายน 2554] 

เครื่องมือและวิธีการจัดการความรู้

เครื่องมือการจัดการความรู้ (KM Tools)

1. ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice-CoP)

เป็นเครือข่ายความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการ เกิดจากความใกล้ชิด ความพึงพอใจ ความสนใจและพื้นฐานที่ใกล้เคียงกัน ลักษณะที่ไม่เป็นทางการจะเอื้อต่อการเรียนรู้และการสร้างความรู้ใหม่ๆ มากกว่าโครงสร้างที่เป็นทางการ

2. การใช้ที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยง (Mentoring Programs)

เป็นวิธีการพัฒนาความสามารถพนักงาน ซึ่งส่วนมากจะมุ่งเน้นที่พนักงานใหม่ที่จำเป็นต้องมีการสอนงานอย่างรวดเร็ว เพื่อสามารถปฏิบัติงานได้ในเวลาอันสั้น โดยการมอบหมายให้พี่เลี้ยงเป็นผู้แนะนำและสอนวิธีการทำงานให้

3. การทบทวนหลังการปฏิบัติ (After Action Review-AAR)

คือ การอภิปรายเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เพื่อทบทวนว่าเกิดอะไรขึ้น ทำไมจึงเกิด จะรักษาจุดแข็งและปรับปรุงจุดอ่อนอย่างไร ส่งผลให้ทีมและสมาชิกได้เรียนรู้จากทั้งความสำเร็จและความล้มเหลว

4. การเสวนา (Dialogue) 

การทำ Dialogue เป็นการปรับฐานความคิด โดยการฟังจากผู้อื่นและความหลากหลายทางความคิดที่เกิดขึ้น ทำให้สมาชิกเห็นภาพที่ใกล้เคียงกัน หลังจากนั้น เราจึงจัดประชุมหรืออภิปรายเพื่อแก้ปัญหาหรือหาข้อยุติต่อไปได้โดยง่าย และผลหรือข้อยุติที่เกิดขึ้นจะเกิดจากการที่เราเห็นภาพในองค์รวมเป็นที่ตั้ง

5. ฐานความรู้บทเรียนและความสำเร็จ (Lesson Learned and Best Practices Databases)

การจัดการองค์ความรู้ในองค์กรได้มีการจัดเก็บองค์ความรู้ที่เกิดขึ้นจากประสบการณ์ ทั้งในรูปแบบของความสำเร็จ ความล้มเหลวและข้อเสนอแนะในเรื่องที่สนใจ โครงการ หรือกลุ่มที่ปรึกษา ตัวอย่างที่กล่าวมานี้เป็นการจัดการองค์ความรู้ในองค์กรในช่วงยุคต้นๆ ของการจัดการความรู้ การที่มีศูนย์กลางความรู้จากผู้เชี่ยวชาญ ทำให้พนักงานทั้งองค์กรสามารถเข้ามาเรียนรู้จากประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญได้โดยตรง หากเราสามารถดำเนินการได้ดี ฐานองค์ความรู้นี้จะเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการองค์ความรู้ในองค์กร

6.  แหล่งผู้รู้ในองค์กร (Center of Excellence-CoE)

เป็นการกำหนดแหล่งผู้รู้ในองค์กร (Center of Excellence) หรือทราบว่าจะสามารถติดต่อสอบถามผู้รู้ได้ที่ไหน อย่างไร (Expertise Locators) จึงเป็นอะไรที่มากกว่ารายชื่อผู้เชี่ยวชาญในแต่ละด้าน

7. การเล่าเรื่อง (Story Telling) 

เรื่องราวที่บอกเล่าทำให้ผู้ฟังเข้าไปร่วมอยู่ในความคิด มีความรู้สึกเสมือนเป็นส่วนหนึ่งของเรื่องที่เล่า มีความต้องการที่จะหาคำตอบเพื่อแก้ปัญหาเรื่องราวและความคิดต่างๆ ในเรื่องที่เล่านั้นกลายเป็นของผู้ฟัง ผู้ฟังมิใช่เป็นเพียงผู้สังเกตภายนอกอีกต่อไป 

8.  เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) 

เป็นการประชุมซึ่งเชิญสมาชิกจากทีมอื่น มาแบ่งปันประสบการณ์ ความรู้ ความเข้าใจให้แก่ทีมซึ่งต้องการความช่วยเหลือ ผู้ที่ถูกเชิญมาอาจจะเป็นคนที่อยู่ในองค์กรอื่นก็ได้

9.  เวที ถาม-ตอบ (Forum) 

เป็นอีกหนึ่งเวทีในการที่เราสามารถโดยคำถามเข้าไป เพื่อให้ผู้รู้ที่อยู่ร่วมใน Forum ช่วยกันตอบคำถามหรือส่งต่อให้ผู้เชี่ยวชาญอื่นช่วยตอบ หากองค์กรมีการจัดตั้ง ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice-CoP) หรือมีการกำหนด แหล่งผู้รู้ในองค์กร (Center of Excellence-CoE) แล้ว คำถามที่เกิดขึ้นสามารถส่ง/ยิงเข้าไปใน Forum ซึ่งอยู่ใน CoP หรือ CoE เพื่อหาคำตอบ ในลักษณะ “Pull Information”

10. อื่นๆ (Others)

    • สมุดหน้าเหลือง (Yellow Pages)  จะเหมือนกับสมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองที่เราคุ้นเคยกัน

– แหล่งที่มาของความรู้ ประเภทของความรู้ และผู้เชี่ยวชาญในแต่ละด้านขององค์กร  รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่สําคัญๆ

– สร้างความเชื่อมโยงระหว่างคนที่ต้องการใช้ข้อมูลกับแหล่งข้อมูลที่มี

     • การจัดตั้งทีมข้ามสายงาน (Cross-Functional Team)

– เป็นการจัดตั้งทีมเพื่อมาทำงานร่วมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

– การแลกเปลี่ยนหรือถ่ายทอดความรู้ระหว่างทีม  จะทำให้เกิดการเรียนรู้ระหว่างกันมากขึ้น

– หัวหน้าทีมควรมีการสร้างบรรยากาศที่ดี

– ควรมีการจดบันทึกหรือรวบรวมความรู้ที่เกิดขึ้นในระหว่างที่มีการพบปะแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างกันไว้ด้วย

     • การสับเปลี่ยนงาน (Job Rotation) และการยืมตัวบุคลากรมาช่วยงาน (Secondment)

– การสับเปลี่ยนงานเป็นการย้ายบุคลากรไปทำงานในหน่วยงานต่างๆ

– ซึ่งอาจอยู่ภายในสายงานเดียวกันหรือข้ามสายงานเป็นระยะๆ

– เป็นวิธีการที่มีประสิทธิผลในการกระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้

– ผู้ถูกยืมตัวถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ของตนเองให้หน่วยงาน
– ในขณะเดียวกันผู้ถูกยืมตัวก็ได้เรียนรู้จากบุคลากรในหน่วยงานอื่น  ซึ่งสามารถนํามาพัฒนางานของตนเอง  หรือสร้างความรู้ใหม่ๆ

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process)

เป็นกระบวนการแบบหนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรเข้าใจถึงขั้นตอนที่ทำให้เกิดกระบวนการจัดการความรู้  หรือพัฒนาการของความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร  ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ดังนี้

1)   การบ่งชี้ความรู้ – เช่นพิจารณาว่า วิสัยทัศน์/ พันธกิจ/ เป้าหมาย คืออะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เราจำเป็นต้องรู้อะไร , ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง, อยู่ในรูปแบบใด, อยู่ที่ใคร

2)   การสร้างและแสวงหาความรู้ – เช่นการสร้างความรู้ใหม่, แสวงหาความรู้จากภายนอก, รักษาความรู้เก่า, กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว

3)   การจัดความรู้ให้เป็นระบบ - เป็นการวางโครงสร้างความรู้  เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้ อย่างเป็นระบบในอนาคต

4)   การประมวลและกลั่นกรองความรู้ – เช่นปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน, ใช้ภาษาเดียวกัน, ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์

5)   การเข้าถึงความรู้ – เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้นั้นเข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT), Web board ,บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

6)   การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ – ทำได้หลายวิธีการ โดยกรณีเป็น Explicit Knowledge อาจจัดทำเป็น เอกสาร, ฐานความรู้, เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีเป็น Tacit Knowledge อาจจัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน, กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม, ชุมชนแห่งการเรียนรู้, ระบบพี่เลี้ยง, การสับเปลี่ยนงาน, การยืมตัว, เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น

7) การเรียนรู้ – ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น  เกิดระบบการเรียนรู้จาก                                         สร้างองค์ความรู้ > นำความรู้ไปใช้ > เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

อ้างอิง  : 

         เครื่องมือการจัดการความรู้ (KM Tools). [ออนไลน์]. [ม.ป.ป.].  เข้าถึงได้จาก : http://210.246.198.6/kmweb/index.php?option=com_content&view=article&id=102:kmtool&catid=83:interesting-km-article&Itemid=109    [6 เมษายน 2554] 

            วิภาดา  เวทย์ประสิทธิ์. เครื่องมือการจัดการความรู้. [ออนไลน์]. [ม.ป.ป.].  เข้าถึงได้จาก :  http://share.psu.ac.th/file/klangduen.p/56-KM+tools+slide.pdf.    [6 เมษายน 2554]

         วิธีการจัดการความรู้. [ออนไลน์]. [ม.ป.ป.].  เข้าถึงได้จาก : http://203.157.19.120/km_ict/?p=392    [6 เมษายน 2554] 

สิ่งที่ได้รับจากบทความ “Making Knowledge Management System an Effective Tool for Learning and Training”

สิ่งที่ได้รับจากบทความ 

“Making Knowledge Management System an Effective Tool for Learning and Training”

ในปัจจุบัน การจัดการความรู้เป็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงอย่างหนึ่งที่สำคัญมากที่สุดในการกำหนดความสำเร็จขององค์กร เพราะองค์ความรู้ได้กลายเป็นทรัพยากรที่สำคัญทางเศรษฐกิจ และแหล่งที่มาที่ โดดเด่นทุกอย่างที่มีอิทธิพลต่อความได้เปรียบจากกลยุทธ์และผลิตภัณฑ์ของ บริษัท จากกระบวนการจัดระเบียบ ในความเป็นจริงปฏิบัติการการจัดการความรู้จัดระเบียบหน้าที่เพื่อนการเจริญ เติบโตส่วนบุคคลและประสิทธิผลขององค์กร กล่าวคือ การรวบรวมความรู้ การจัดระเบียบความรู้ การกระจายความรู้ การแปลงความรู้ไปสู่การปฏิบัติ ด้วยเหตุนี้ ระบบการจัดการความรู้ควรมีความสามรถในการสนับสนุนการแสวงหาความรู้ การตัดสินใจ การสื่อสาร อ้างอิงเนื้อหา และการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์

ระบบการจัดการความรู้สำหรับการเรียนรู้และการฝึกอบรม มี 6  ปัจจัยหลักในการออกแบบระบบการจัดการความรู้  ได้แก่

1.) สื่อการเป็นตัวแทน (Media of Representation) : ในระบบการจัดการความรู้ สื่อควรมีการผสมกันอย่างลงตัวระหว่างเทคโนโลยีงานและบริบทที่จะอำนวยความสะดวกในการสร้างความรู้และความหมายให้เกิดขึ้นในส่วนของผู้เรียนแทนการใช้เพียงส่งความรู้ไปยังผู้เรียนเท่านั้น

2.) ทัศนะคติที่หลายหลาก (Multiple Perspectives) : ระบบการจัดการความรู้ต้องมีการควบคุม ผสมผสาน  ในการสร้างพื้นฐานความรู้บนมุมมอง ความเชื่อ สมมุติฐาน  แม้กระทั่งความคิดเห็นที่แตกต่างกัน โดยการจัดหมวดหมู่ระดับของแต่ละบุคคลให้สอดคล้องกันตามความเหมาะสมและนำไปสู่การแก้ปัญหาที่เหมือนกัน

3.) ความซับซ้อน (Compexity) : เนื้อหาที่ซับซ้อนเป็นคุณสมบัติพิเศษที่ต้องการความรู้ ความเข้าใจ เป็นอย่างมาก เพื่อนำไปสู่บริบทแห่งการโน้มน้าว ดังนั้นการพัฒนาต้องการความเข้าใจและทักษะต่างๆที่จะทำให้การเรียนรู้สภาพแวดล้อมภายในดียิ่งขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญที่จะส่งเสริมให้ใช้ระบบการจัดการความรู้

4.) แรงบันดาลใจกับการควบคุมของผู้ใช้ (Users control) :  ในระบบการจัดการความรู้ต้องมีการกำหนดตัวเลือกที่จะ เร่งให้เร็วขึ้นหรือช้าลง  และหยุดหรือทำซ้ำ ในเหตุการณ์ต่างๆ  เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเห็นทางเลือกและสิ่งผิดปกติในเหตุการณ์ได้  

5.) การสนับสนุนออนไลน์ (Online support) : ระบบการจัดการความรู้สิ่งที่เป็นประโยชน์ในการสนับสนุนเวลาในการสอน  และเวลาในการจัดสร้างการเกริ่นนำ การบอกใบ้ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ผ่านปัญหาได้ในยามจำเป็น

6.) ตัวช่วยในการเข้าถึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว (Navigation aids) : ระบบการจัดการความรู้การนำทางเป็นสิ่งสำคัญมากเพื่อให้ผู้ใช้ได้ย้ายไปยังเป้าหมายในพื้นที่ที่ข้อมูลครอบคลุมถึง เพื่อการเรียนรู้และการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

การจัดทำระบบการจัดการความรู้ให้ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพนั้น เราควรที่จะสนับสนุนให้ผู้ใช้คิดอย่างมีเหตุผล และเรียนรู้วิธีที่ง่ายต่อการสนับสนุนการตัดสินใจ  การแก้ไขปัญหาและการส่งต่อความรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อนำเอาระบบการจัดการความรู้มาใช้ในการฝึกอบรมตัวบุคคลและระบบพัฒนาที่มีประสิทธิภาพ  เราควรที่จะออกแบบ เอาใจใส่เพื่อเป็นหลักการเรียนรู้ที่ทันสมัย เพื่อให้เกิดประสิทธิผลที่ดีที่สุด